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Nouvelle tendance ou nouvelle maladie ? Le manque de temps est le mal des dernières décennies. Ce nouveau fléau ne se contente pas d’atteindre une seule catégorie d’individus, touche autant les salariés que les dirigeants, les grandes entreprises que les PME, l’industrie comme le tertiaire.

A force de l’entendre et de le subir, nous nous sommes posés une question simple et pourtant légitime : pourquoi court-on toujours après le temps ?
Premier constat : Deux métiers que l’on pourrait imaginer aux antipodes, le marketing et le développement de logiciel, rencontrent les mêmes problématiques. Notre analyse croisée des choses, nous a amené à parler d’une seule et même voix pour partager notre expérience.

Second constat : « Gagner du temps », ce n’est plus possible.
Nous avons toutefois décidé de ne pas nous arrêter pour si peu. Afin de combattre nos problématiques de temps, nous avons identifié que « gagner du temps » est considérablement moins utile que d’arrêter d’en perdre. C’est sur cette base que nous avons décliné des bonnes pratiques, puis des bonnes attitudes et enfin des bons outils. Nous l’avons testé et ça marche…

Pourquoi manque-t-on de temps ?
L’organisation ou plutôt la désorganisation : notre pire ennemi.
Un degré d’exigences toujours plus pressant, une instantanéité quasi permanente, la vie professionnelle est devenue en quelques années seulement, une épreuve d’endurance pour bon nombre d’entre nous.

Le constat est sans appel : le traitement de l’administratif réclame du temps. Mettre à jour, vérifier, valider et tracer les informations, autant d’actions qu’imposent aujourd’hui les exigences normatives. Peu importe la fonction ou le secteur d’activité, la gymnastique d’esprit finit par être épuisante et s’avère extrêmement chronophage, surtout si son enchaînement souffre d’une organisation nébuleuse.
S’est associée à l’ère du digital, l’instantanéité. Tout va plus vite, c’est un fait. Et nous n’en sommes probablement encore qu’au début. L’information à peine obtenue doit être mise à disposition et visible par tout le monde sans délais. Plusieurs études ont récemment démontré qu’un client n’est disposé à attendre une réponse que 24h tout au plus ; 73% s’attendent à une réponse en temps réel quand il s’agit du grand public. L’immédiateté a ses avantages, c’est indéniable. Mais au détriment de nombreux paramètres.

Vous êtes-vous déjà interrogé sur le nombre de fois dans une seule et même journée, où vous avez dû mettre votre travail en pause pour répondre à une question, là, maintenant, tout de suite ? Et de combien de temps avez-vous pris pour vous reconcentrer sur ce que vous étiez en train de faire ? La réponse vous surprendra probablement.

En apparence, nous cherchons à clarifier ou à simplifier le quotidien, en réalité on en ajoute encore et encore…
Prenons l’exemple du comité de direction. Il est destiné à servir la performance de l’entreprise et à optimiser sa stratégie. Indispensable… effectivement. Son analyse repose sur une multitude de tableaux de bords à la préparation minutieuse et aux données issues de sources diverses et fastidieuses à recueillir.

Démocratisation des smartphones oblige, nous sommes, pour beaucoup d’entre nous, friands des nouvelles applications. Avez-vous pourtant remarqué après quelques utilisations que nous les abandonnons ?

Pour l’anecdote, lors de notre analyse, nous avons abordé la vie hors de l’entreprise. Nous nous sommes alors aperçus que nous avions vécu la même expérience avec l’application qui gère la liste de courses : Faire des courses avec, dans une main le chariot, dans l’autre un smartphone, la scannette (qui elle aussi est censée vous faire gagner du temps), tenter d’attraper le produit, le scanner, le mettre dans votre chariot et enfin, le rayer de l’application « liste de courses » sur le téléphone qui s’est remis en veille entre temps.

Inutile de continuer les acrobaties: nous n’avons pas trouvé le fameux « gain » de temps. Dans la vie professionnelle, c’est la même chose. Avoir une multitude de solutions logicielles qui font toutes gagner du temps, nous contraint à jongler entre trop d’interfaces ce qui se retrouve plus néfaste que bénéfique.

Adopter un découpage de bon sens pour des processus efficaces.
Une des bonnes pratiques en entreprise est de commencer par éviter les logiciels voulant tout faire. C’est utopique de penser qu’un processus entier peut être géré sans faille, à 100%, par un seul outil. Il est plus sage et accessoirement moins coûteux, d’optimiser les 80% du dit processus grâce à une application qui gère les demandes, les flux courants et les todolist. Concernant les 20% restants, des logiciels totalement liés au métier et connaissant parfaitement les contraintes et les règles mèneront à la perfection la mission à laquelle ils sont voués.

Prenons l’exemple d’un processus n’émanant ni du marketing, ni du développement : la gestion de congés. Les 80% correspondent dans ce cas à la création de la demande, le formulaire, le nombre de jours, la validation des parties prenantes, l’envoi de courriels, la traçabilité et l’historique de toutes ces opérations. Les derniers 20% consistent à les enregistrer et à les analyser dans un logiciel qui saura calculer cela en prenant en compte les contraintes « métiers » (l’ancienneté, statut, convention collective, réglementation,…).

L’objectif d’un tel découpage est multiple. En effet, le logiciel dédié aux 80% pourra aisément être réutilisé autant de fois que nécessaire pour tous les processus, puisqu’il n’aura jamais à se « soucier » des particularités de chaque métiers. En revanche, il garantira une homogénéité dans l’interface utilisateur, dans l’ergonomie globale, à toute personne dans l’entreprise amenée à intervenir dans un flux d’informations.

Le logiciel pilotant les 20% restants, restera dédié à des utilisateurs ayant les compétences et les connaissances pour administrer un tel outil, traitant et analysant les résultats de calculs complexes propres à chaque processus. Ces collaborateurs n’auront pas à se préoccuper de l’envoi ou non de courriels, de la traçabilité des demandes ou encore des diverses validations hiérarchiques.

Enfin, grâce à un tel découpage, il n’y a pas d’analyse à faire, de temps à passer, de cahiers des charges à rédiger puis chiffrer, ni pour l’un ou ni pour l’autre des outils, pour tenter désespérément de faire déborder leurs spectres fonctionnels. Concrètement, il s’agit d’arrêter de perdre du temps et de monopoliser des ressources afin de transformer des outils en ce pour quoi ils ne sont pas faits à l’origine.

S’affranchir des éléments parasites.
Directement inspirée de l’agilité, une méthode simple de communication et de priorisation permet de gagner un temps précieux : le tableau blanc et les post-it. A condition encore une fois, de l’utiliser correctement. Voici donc quelques conseils que nous avons appliqués chez nous, en développement et en marketing…

Décider !
Lorsque l’on souhaite s’organiser, il faut accepter de se forcer un peu. Ce n’est pas un tableau blanc et des petits papiers de couleurs qui vont soudainement révolutionner votre méthode de travail. Il faut admettre qu’il peut y avoir dans la journée un moment qui ne va pas être organisé.

Différencier traçabilité et communication
La traçabilité n’est pas le fort du post-it. En revanche c’est probablement devenu l’un des meilleurs moyens de communication dans les entreprises.

Nous avons naturellement opté pour un système de communication et de priorisation à base de post-it. Cette méthodologie très inspirée a largement fait ses preuves, alors pourquoi la repenser ?

| Des étapes simples : à faire, en cours, à valider, terminé.

| Des informations succinctes : sur un post-it, il faut être synthétique !

| Des priorités rapide à coter: 1 = facile, 2 = normal, 3 = difficile

Inutile de surcharger les cotations ou les étapes : l’organisation ne se fait plus au niveau individuel mais au niveau de l’équipe. Avec des critères souples et universels, la responsabilisation est immédiate et la motivation bien plus instinctive. Et les résultats apparaissent bien vite.

Remettre chaque chose à sa place permet sans conteste de ne plus dilapider son temps, et le bénéfice ne s’arrête pas là : Diminution du stress, identification immédiate du travail accompli, amélioration de la productivité, gain en communication interservices…

Arrêtons de vouloir gagner du temps avec l’informatique. Par le passé, cette technologie nous a permis d’en gagner en optimisant massivement les tâches quotidiennes. Désormais, prenons le temps d’apprendre à l’utiliser correctement, capitalisons sur ce que les outils numériques savent faire de bien, avant de vouloir déjà les améliorer… pour finalement se retrouver à courir après eux!

Florian GAGNARD | Directeur Produits                                                                                       Fanny PIEDERRIERE | Responsable Marketing

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Il est aujourd’hui admis que le responsable qualité occupe une place stratégique et fondamentale dans l’entreprise. Sa mission consiste notamment à coordonner et à s’assurer de la cohérence de tous les processus. La nécessité de systématiser la fonction s’est naturellement imposée aux directions qui ont pu observer une nette progression de la rentabilité grâce à ses actions. Petit à petit, le quotidien et les activités du responsable qualité ont connu des changements plus ou moins efficients. De nombreuses notions sont à l’origine de cette évolution continuelle et proviennent principalement des tendances du marché dont la mobilité. Intervient également, le renouvellement des normes devenant chaque jour de plus en plus précises, plus exigeantes et plus complexes.

LE RESPONSABLE QUALITÉ D’AUJOURD’HUI

Avant d’observer le responsable qualité d’aujourd’hui, revenons sur sa toute première génération. Son entrée sur la scène des entreprises s’est finalement imposée de l’extérieur suite à une mise en place massive de normes et donc de certifications à garantir pour assurer la pérennité de l’entreprise. La réponse de la direction devant cette demande inédite a été, avec logique, de nommer un collaborateur aux multiples expériences internes et ayant ainsi une excellente connaissance de la société et une vision pertinente de ses processus.

Beaucoup plus proche des besoins des entreprises, le responsable qualité d’aujourd’hui accomplit sa tâche toujours inspirée des normes éditées par l’ISO. C’est justement grâce à l’amélioration de l’image de ces normes auprès des collaborateurs qu’il a pu renforcer sa légitimité au sein de sa société.

Un autre facteur important reste à mettre en avant : la professionnalisation. L’accessibilité aux formations continues et professionnelles qualité, sécurité et environnement a permis de structurer ses pratiques. Aujourd’hui c’est un service qui n’est plus considéré comme une contrainte mais comme une opportunité et contribue encore plus à l’image et à la notoriété de l’entreprise. Cette dernière peut prendre des engagements organisationnels, opérationnels et qualitatifs auprès de ses fournisseurs, ses clients ou encore ses collaborateurs. Pour preuve, entre 2011 et 2012, 2000 entreprises de plus sont rentrées dans un processus de certifications normatives.

LE RESPONSABLE QUALITÉ DE DEMAIN

Constatant que les entreprises appliquent avec enthousiasme le concept de la qualité et que le socle de cette activité est désormais solide, le poste de responsable qualité continuera encore à évoluer. Demain, il faudra des responsables qualité mobiles, plus proches du business et polycompétents : un passage plus que nécessaire pour ces cadres d’entreprise amenés à déployer, vérifier et assurer le maintien des processus eux-mêmes en constante évolution.

Les nouvelles technologies sont désormais largement accessibles et offrent la possibilité d’emporter partout son bureau avec soi. À noter également que depuis 2001, la valeur juridique de la signature électronique nous dispense des parapheurs et de la paperasse envahissante.  Le gain en traçabilité et en temps est immédiat.

Le responsable qualité va donc enfin pouvoir quitter son bureau et se rendre sur les sites, au plus proche des besoins qualité, au plus près des services clients et des lignes de production avec l’intégralité de son système qualité. Les systèmes de Gestion Électronique de Documents actuels permettent de partager toute la documentation qualité sans omettre de collaborateurs et avec le bénéfice d’une traçabilité optimale. Il pourra confirmer et valider des flux aussitôt sur le terrain. L’outil informatique dont dispose le responsable qualité et son équipe offre un moyen ludique et pourtant très efficace de communiquer sur son SMQ (Système de Management de la Qualité). Les salariés pourront eux aussi participer à l’élaboration de leur propre processus ou formulaires numériques prenant ainsi en compte leurs contraintes quotidiennes.

Le responsable qualité de demain n’a il est vrai, pas l’expérience de son prédécesseur concernant le vécu et l’application des processus de l’entreprise. Cela étant, il a une approche business beaucoup plus pointue qui lui autorise la prise en compte des contraintes du marché et de les équilibrer intelligemment avec les besoins qualité de son entreprise.

En plus de cette approche, il utilise ses aptitudes en communication pour aider les autres pilotes de processus à s’imprégner et adhérer plus rapidement aux bénéfices de la qualité. Il n’est plus seul à porter le SMQ de son entreprise. Il peut en effet déconcentrer le management opérationnel de la qualité sur les pilotes. Fort de ces nouvelles aptitudes, il entreprendra même l’intégration de son système qualité à des processus plus surprenants comme le marketing, la gestion, la communication externe, la commercialisation …

Toutes ces évolutions ont façonné des cadres dotés d’une excellente connaissance du métier pouvant adapter le mieux possible la qualité à l’organisation et non l’inverse. Les responsables qualité de demain auront une pleine conscience des problématiques commerciales de l’entreprise et il est important de préciser que la crise actuelle a permis de déceler que ces postes liés à la qualité ne sont pas un gouffre financier, bien au contraire. Ils permettent de mieux cerner les fonctionnements et dysfonctionnements des différents processus d’une entreprise.

La polycompétence entoure notre Responsable Qualité du futur et l’emmène même au niveau de la direction, c’est à dire organisateur QSE, Hygiène, Développement durable, éthique… en bref toutes les normes qui entourent son entreprise, en clair : toutes les normes qui façonneront le monde de l’entreprise demain. Il n’est plus question de devenir un rayon laser doué d’une extrême précision dans son domaine mais un papillon avec une vision très large de ses activités. L’objectif reste toujours le même mais devient plus réaliste grâce à une approche 100% transversale.

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Janvier 2014 | AVIS D’EXPERT

Florian GAGNARD | Directeur produits

Le « zéro papier », nouvelle tendance issue du développement durable, demande aux directions de trouver des solutions efficaces pour répondre à ce phénomène. De nombreuses personnes en poste aujourd’hui entretiennent avec le papier une relation encore particulière. A l’inverse, la jeune génération plus à l’aise avec les nouvelles technologies et le numérique n’ont plus le même rapport au papier. La communication moderne a l’avantage de permettre aux équipes de traiter les demandes et les flux plus rapidement. Le papier reste et restera incontournable dans notre société et pourtant, les notions de simplification et de consolidation des processus évoluent. Le « zéro papier » en entreprise : une utopie ou une réalité difficile à atteindre ?

Une optimisation des flux d’informations.

Prenons l’exemple d’une demande de congés : le premier réflexe consiste à imprimer le formulaire pour le remplir, une démarche évidente allant pourtant à l’encontre du principe du développement durable. Une fois complétée, cette fiche est transmise au supérieur pour signature. Elle poursuit sa route vers le service des ressources humaines qui la numérisera enfin pour en conserver la trace. Elle sera définitivement archivée  dans des lieux de stockage au poste financier relativement élevé concurrencé aujourd’hui par le stockage dit numérique, plus  accessible. Dans un tel scénario, le temps de traitement d’un document est important et le risque de perte non négligeable.

Une question se pose alors : pourquoi ne pas utiliser un formulaire numérique ? Outre la réponse qu’il apporte à la politique « zéro papier », il offre aux entreprises un sérieux gain de temps (envoi automatique d’e-mail, signature électronique) et améliore la traçabilité. Les solutions de gestion de processus (ou workflow) proposent la dématérialisation de formulaires dans le but de simplifier les flux d’informations au sein de l’entreprise. Les collaborateurs créent eux-mêmes leurs formulaires pour les diffuser sur un intranet ou un extranet. Ces applications s’utilisent sans connaissance particulière en développement informatique et optimisent les performances de l’entreprise.

Une gestion des documents plus simple et plus efficace.

Une procédure sous-entend que l’intégralité des collaborateurs ait connaissance du document. Dans la plupart des cas, ces procédures sont disponibles dans des classeurs qu’il revient à chacun de consulter. Les responsables doivent s’assurer de leur mise en application et donc obtenir la signature de toutes les personnes concernées.

C’est pour répondre à cette problématique que les solutions de gestion électronique de documents (GED) contribuent à la mise en place des politiques « zéro papier ». Proposant l’archivage digital organisé et des signatures électroniques, ces logiciels assurent ainsi à l’entreprise une traçabilité sans faille de ses documents. La GED organise, gère et offre des outils de pilotage aux directions fonctionnelles qui leur permet de s’affranchir des tâches à faible valeur ajoutée. Chaque collaborateur a accès simplement et à tout moment aux documents liés à ses activités et à ses processus.

Une réalité accessible grâce aux logiciels.

Ces applications tentent uniquement de remplacer le papier là où il est peu pertinent. Jugées  comme des produits de confort, on s’aperçoit pourtant que les solutions GED et Workflow ont de nombreux avantages économiques, organisationnels et écologiques. Elles sont présentes depuis plusieurs années dans les grandes entreprises. Mais grâce à la démocratisation du cloud computing, les PME ont désormais la possibilité d’intégrer ce type de solutions. Les éditeurs ont su rendre accessibles leurs logiciels et adapter leur coût pour répondre aux contraintes budgétaires de ces nouveaux clients.

Les entreprises n’atteindront probablement jamais le « zéro papier » ? Est-on d’ailleurs certain qu’elles ne souhaitent plus utiliser un seul papier au quotidien ? Qui souhaite conserver ses cartes de visite exclusivement sur son téléphone ? Dans la vie de tous les jours, qui pense pouvoir abandonner le célèbre Post-it ? A défaut du concept « presque pas de papier » les solutions de dématérialisation répondent à un réel besoin d’économie et d’efficacité et s’avèrent être un excellent début pour une démarche de développement durable.

Fanny Piederriere Fanny Piederriere,
 Marketing produit

photo-maxime_fondaMaxime FONDA a intégré QualNet en septembre 2010 pour son stage de fin d’étude. Il a poursuivi sa collaboration avec QualNet en effectuant une thèse sur la sécurité informatique, prenant fin en Novembre 2013. Ce jeune Berruyer a reçu il y a quelques mois une invitation pour une conférence informatique aux Etats-Unis, plus précisément dans le Nevada et sa célèbre ville de Las Vegas pour y soutenir l’un de ses articles. Cette ville est bien connue pour ses casinos et le fameux dicton : « Tout ce qu’il se passe à Vegas, reste à Vegas ». Elle nous dévoile aujourd’hui un visage bien plus sérieux et professionnel.

Une conférence à grande échelle

L’Université de Détroit a organisé une conférence au Tropicana Hôtel situé à Las Vegas d’une durée de 4 jours, pour plus de 750 personnes. Son thème principal : « Security and Management » (SAM). Cette conférence qui a eu lieu du 22 au 25 juillet 2013, a rassemblé un public d’étudiants universitaires, chercheurs et doctorants, ainsi que des ingénieurs issus du secteur privé. Ces participants se sont déplacés du monde entier dans le but d’assister à la conférence ou encore, comme Maxime, pour y présenter leurs recherches dans ces domaines. L’évènement sponsorisé par Intel et Microsoft était réparti en plusieurs conférences abordant différents aspects de l’informatique comme le Cloud, l’intelligence artificielle ou encore l’analyse d’images.

Un article bien présenté

Le 24 juillet 2013, 14h00, Maxime FONDA présente son article « Mandatory access control for web application and workflows », autrement dit « contrôle d’accès obligatoire pour les applications Web et les flux de travail ». Il a pour but de démontrer comment protéger plus efficacement les accès à différentes ressources d’une application web ou d’un serveur web. Son article se découpe en 3 parties distinctes.

–      Définition d’un langage pour exprimer les besoins en termes de sécurité.

–      Implémentation / Mise en œuvre du contrôleur d’accès. A savoir, qui va contrôler et appliquer les règles du langage.

–      Présentation des tests sur Intraqual DYNAMIC v2013, produit phare de QualNet.

La réussite des expériences effectuées ont aboutie aujourd’hui à la mise en production de ses travaux sur Intraqual DYNAMIC v2013.

Sa présentation ainsi que ses recherches permettent de renforcer la qualité des solutions QualNet, et prouvent ainsi sa volonté d’améliorer régulièrement ses produits pour satisfaire au mieux ses clients.

QualNet, éditeur de solutions logicielles de workflow et de gestion électronique de documents, confirme son positionnement sur le marché des formulaires numériques et de la GED. Son nombre de clients a doublé en moins de douze mois, tendance qui s’est fortement accélérée depuis début 2013.

Parmi les points marquants, nous pouvons notamment citer une forte démocratisation des solutions développées par QualNet. Un fort investissement a été souhaité par la direction de QualNet pour développer et lancer très prochainement de nouvelles solutions plus proches encore des besoins des clients et du marché.

Les solutions logicielles QualNet s’adaptent à chaque processus de toutes les entreprises. De plus, les nouvelles versions des deux logiciels Intraqual Dynamic et Intraqual Doc proposent des innovations fonctionnelles importantes et un accent non négligeable a été porté sur l’ergonomie et l’aspect visuel des logiciels. Ils sont depuis peu utilisées et testés par des entreprises de toutes tailles : PME, ETI, Grands comptes… Les retours observés sont positifs en tous points.

QualNet s’installe aussi sur le marché des collectivités locales : hôpitaux, mairies, agglomérations… constat renforcé par un étroit partenariat avec DS Services du Groupe SOFAXIS dont dépend également l’éditeur de logiciels.

Ces résultats croissants témoignent de la pertinence du positionnement de QualNet permettant à ses clients d’accéder à des applications opérationnelles, paramétrables facilement et apportant un sérieux confort dans leur quotidien.

emmanuel02Emmanuel Derrien, directeur de QualNet « Nous sommes heureux d’annoncer ces bons résultats portés par une croissance soutenue. La pertinence de notre modèle de développement centré sur la délivrance de solutions opérationnelles nous permet de nous distinguer et de nous positionner en partenaires de nos clients. »

 

 

 

 

Editeur de logiciels GED et Workflow, QualNet propose désormais deux formules d’hébergement de ses solutions : rapide ou durable, une manière efficace de répondre aux besoins et attentes de ses clients.

La démocratisation des solutions métiers, de gestion documentaire et de dématérialisation de formulaires a naturellement imposé l’usage du Cloud. C’est pour cette raison que QualNet a rapidement su adapter son offre et proposer à ses clients différentes prestations d’hébergement. La diversité et la complémentarité de services permet aux clients de bénéficier du mode Cloud pour ses solutions, entraînant une gestion plus simple et plus adaptée à la maturité du projet du client.

Cette offre repose sur des infrastructures de dernière génération et permettent de gagner en disponibilité et surtout en sécurité, moyens non négligeables et aujourd’hui indispensables.

La principale différence à noter entre les deux solutions repose principalement sur le dimensionnement du projet et du souhait du client.

La première offre est destinée aux clients souhaitant accéder très rapidement aux applications sans avoir besoin de l’installer sur leur serveur et donc de l’intégrer à leur SI. Après la mise en œuvre des paramétrages métiers par les équipes QualNet, le client peut rapidement utiliser sa solution et l’adapter à ses couleurs si besoin. C’est un service qui permet également de créer et tester des maquettes. Sa mise en production est particulièrement rapide et la migration au sein du SI reste possible. De manière sécurisée, cet hébergement servira des applications de faible à moyenne charge.

La seconde offre répond davantage à des besoins d’hébergement d’applications de plus grande envergure. Les bénéfices de garanties complémentaires permettent au client d’utiliser le Cloud Computing durablement et dans des conditions privilégiées. Effectivement, ce service intègre une structure reconnue d’une part pour une supervision accrue de ses infrastructures et la disponibilité de son service. Moins rapide en déploiement, cette solution s’appuie toutefois sur les meilleurs équipements et services en matière de Cloud Computing.

Stéphane Moinard, directeur technique chez QualNet affirme :
« La disponibilité de nos solutions en mode ‘hébergé’ est une donnée stratégique dans l’évolution de notre offre. Nos modes d’hébergement répondent à des besoins hétérogènes et s’adaptent aux souhaits et capacités de nos clients. Ils peuvent ainsi utiliser leurs solutions durablement ou pour un temps donné dans le Cloud, et ceci de manière sécurisée. »

StSteph-Directeur Techniqueéphane MOINARD | Directeur Technique QualNet

Juin 2013 | Avis d’Expert

 

BPM

Dans de nombreux secteurs d’activité, l’heure est au travail collaboratif. Poussé par les usages, tel que peuvent l’offrir les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) ou les technologies performantes et conviviales des nouveaux CMS (Content Management System), il ne faut pourtant pas oublier l’essentiel : quel est le besoin que ces nouveaux médias tentent de satisfaire ? Après analyse, les entreprises répondront que leurs salariés désirent, par l’échange actif d’informations, gagner en productivité et améliorer de façon notable la qualité et la satisfaction client.

Tous ces éléments sont structurels et nécessitent de s’appuyer sur des socles fiables et utilisables par les différentes directions fonctionnelles. En ce sens, les outils de type RSE ne sont pas une réponse évidente. Bien sûr, ils apportent d’autres bénéfices mais doivent être considérés comme des compléments.

 Les solutions de type de gestion électronique de documents et BPM sont fortement plébiscitées, mais il convient tout d’abord de donner une courte définition de ces notions. La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé qui organise et gère des documents électroniques et des informations au sein d’une organisation. Le BPM (Business Process Management) est l’ensemble des méthodes et outils mis en œuvre pour améliorer la performance d’une organisation par des démarches processus (source Wikipédia).

 Il est en effet nécessaire de mettre en place des infrastructures industrielles pour accélérer le travail collaboratif et proposer des solutions génératrices de succès opérationnels. Le travail collaboratif doit en effet être productif !

 Il est d’ailleurs intéressant de voir les taux d’adoption et d’évolution des technologies collaboratives. Il apparaît que les solutions de gestion de contenus, de GED et de BPM sont les mieux représentées en entreprises et continuent de se développer. Selon une étude de Cap Gemini, « En France, l’intérêt pour le BPM grandit : 39 % des entreprises françaises interrogées prévoient d’ici 2013 une augmentation du budget alloué au BPM. »

 Cette tendance s’explique tout d’abord par les bénéfices liés aux outils de BPM et de GED : la nécessité de gérer et partager des documents dans le cadre d’une démarche normative est aujourd’hui évidente. Ainsi, l’intégration et le partage des documents au sein du SI, cycle de validation, etc. se généralise dans de nombreuses entreprises.

Il en est de même pour le BPM qui s’est particulièrement diversifié ces dernières années : gestion des réclamations, plans d’actions, gestion des congés, demandes d’achats… autant de processus qui permettent d’optimiser le quotidien, de travailler efficacement et de gagner en qualité et en traçabilité. Les opérations réalisées avec les outils de GED et de BPM sont donc à la base de leur succès. Il est nécessaire de prioriser leur usage au sein de l’entreprise et que ces dernières définissent leur approche du « travail collaboratif ».

 Un travail de fond est indispensable pour cartographier l’organisation de l’entreprise, ses modes de communication et de collaboration. Cela permettra de se poser les bonnes questions sur ses besoins et de choisir les bons outils qui sont souvent les enjeux fondamentaux. Le collaboratif est un axe de croissance important dans la mesure où il répond à des besoins clés pour l’entreprise et simplifie le quotidien des utilisateurs.

Ingénieur QSE

Emmanuel DERRIEN
Directeur Général QualNet

Avis d’Expert

Auteur : Emmanuel DERRIEN, Directeur QualNet

L’informatique est de nos jours un poste stratégique pour les entreprises. Positionnés au centre de leur chaîne de valeurs, l’infrastructure et les logiciels contribuent à favoriser la productivité des collaborateurs tout en leur conférant un confort de travail : normalisation, travail collaboratif, rationalisation et simplification des échanges.

Tous ces éléments salvateurs contribuent à accroître la compétitivité des entreprises et à les rendre plus performantes.
L’informatique entre dans une nouvelle ère et sort du cercle restreint des Directions des Systèmes d’Informations pour s’adapter aux métiers. En effet, après avoir largement été tournées vers les DSI, les solutions informatiques s’adaptent désormais aux opérationnels des Directions fonctionnelles.

En ce sens, la notion de paramétrage est  au cœur de la stratégie des éditeurs qui doivent nécessairement développer des outils pragmatiques et utilisables par des non-informaticiens. Un travail de fond est donc nécessaire pour proposer des outils attractifs. Cette première étape est un axe préliminaire que les éditeurs doivent mettre en place.
Un process constant de Recherche & Développement est alors réalisé pour proposer des solutions conviviales. Cette simplicité est souvent l’aboutissement d’un travail de fond qui permet de « décomplexifier » des processus stratégiques.
En complément de ces éléments, un modèle tourné vers l’usage investit le marché. Ce dernier consiste à utiliser l’approche Store ou Marketplace (magasin de vente en ligne) pour proposer des logiciels comme un produit « prêt à l’emploi ».
Ces « applications métiers » intègrent des fonctionnalités génériques permettant de lancer son propre projet rapidement sans avoir à le développer de bout en bout. Les entreprises peuvent donc intégrer aisément des processus stratégiques en quelques clics et industrialiser leur processus.

Parmi les applications, nous pouvons citer celles orientées RH, achat, commerce, qualité,… Les Marketplace sont donc une étape intéressante pour les éditeurs de logiciels souhaitant enrichir leur offre en proposant un catalogue de solutions opérationnelles. Nombre de cabinets d’analyses commencent à positionner cette évolution comme un nouveau modèle stratégique pour le développement des éditeurs. Il s’agit donc de consommer un service prêt à l’usage. Les Stores sont également générateurs d’accélération du cycle de vente dans la mesure où le prix des applications reste accessible. Cela peut être un bon moyen de lancer des produits d’appel.
Les solutions informatiques actuelles sont donc de formidables leviers pour les entreprises souhaitant accroître les performances de leurs collaborateurs. La philosophie des usages doit donc aller de pair avec l’approche technique pour permettre aux entreprises de rester performantes.