Comment une GED est un levier pour répondre aux normes réglementaires et aux attentes qualité de ses clients ?
L’exemple de Miyoshi, dans la fabrication de produits cosmétiques
Responsable management de la qualité chez Miyoshi
Bastien Segot
"Je suis très satisfait du travail que l’on a fait ensemble et de cette relation de partenariat que nous avons créée."
Besoin initial
La société Miyoshi a grandi de manière exponentielle durant un laps de temps relativement court. Nous avons dans notre portefeuille clients des grands noms de la cosmétique issus du CAC40, qui ont des attentes élevées en termes de normes et d'exigences.
À l’origine, notre documentation qualité était gérée sur Excel. Cependant les audits qualité fréquents et les exigences de nos clients nous ont poussés à évoluer dans nos méthodes de suivi et dans nos outils.
Le produit devait remplir les caractéristiques suivantes :
- Éliminer la documentation papier pour pouvoir suivre plus facilement les montées de version des documents et pour garder un historique sur une version digitale. La documentation papier créait des non-conformités.
- Permettre de communiquer une version à jour des documents aux différentes parties prenantes.
- Éviter les non-conformités, faire en sorte de les contourner en créant un produit sur mesure pour notre organisation et qui réponde aux normes de suivi.
- Faciliter le travail et la lecture des documents pour les équipes, diminuer le temps de classement. Gagner en autonomie, grâce à la modification rapide des documents.
Pourquoi Intraqual DOC ?
Nous avons choisi de travailler avec QualNet car il était important pour nous de créer une relation de confiance et d’égal à égal. Les équipes commerciales et techniques ont su nous mettre en confiance. Nos problématiques ont très vites été comprises par Nadège Réveilles, cheffe de projet chez QualNet et intégrées aux différents ateliers de travail.
Déroulé du projet
Avant l’installation du logiciel Intraqual DOC, chaque collaborateur demandait au service SMQ le numéro et la référence de chaque document.
Tout passait par la qualité. Aujourd’hui, chaque personne a la possibilité de créer des documents et de le mettre à jour.
Il a fallu former les équipes à l'utilisation du logiciel et changer notre manière de travailler, car chaque personne est devenue plus autonome pour gérer les documents.
Cheffe de projet QualNet
Nadège Reveilles
"Un projet à valeur ajoutée pour chacune des parties, avec des acteurs pleinement engagés : les ingrédients sont réunis pour une relation fructueuse et durable."
Planning du projet
Début du projet
Analyse des risques entre les équipes
internes et sélection des prestataires
Choix de la solution
Présentation commerciale et test d’ergonomie de la solution. Nous
avons pu tester le logiciel pour nous assurer qu'il soit en adéquation avec
la norme L’ICH Q7 (agrément FDA).
Installation
Installation et paramétrage d'Intraqual DOC
Formation
Formation des 3 administrateurs au paramétrage et maintien de l’outil.
Formation utilisateurs
Formation des collaborateurs à l’utilisation
du logiciel
Mise en production
Mise en production et démarrage de la phase de maintenance
La création de document simplifiée
Nous avons beaucoup de règles qui entourent la création de nos documents. Aujourd’hui, grâce au logiciel Intraqual DOC, les collaborateurs ne se posent plus de questions lorsqu’ils créent un document.
Intraqual DOC nous a permis de mettre en place des règles de rédaction et de suivi qui s’ajoutent de manière automatique, avec des templates et des balises. Il est désormais plus facile de créer des documents en accord avec les règles fixées par les différentes normes de nos clients.
La modification du paramétrage reste accessible à tous et s’adapte parfaitement aux changements et au suivi de nouvelles normes.
Ce sont les trois administrateurs du service qualité qui définissent les règles de rédaction, diffusion et lecture des documents.
A propos de Miyoshi Europe
MIYOSHI Kasei Limited a été fondée en 1979 par Ryota Miyoshi, un chimiste et entrepreneur japonais. Depuis sa création, le groupe s'est attaché à identifier les problèmes rencontrés par les formulateurs et à apporter des solutions adaptées à leurs besoins. Leur mission est de développer, produire et vendre le meilleur de notre technologie, aux plus grands groupes de l'industrie cosmétique.
Echanger avec un expert logiciel QHSE
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