Comment réussir la mise en place d’une GED qualité en 4 mois tout en assurant efficacité et adhésion des utilisateurs ?
Retour d’expérience de Terana
Directrice qualité chez Terana
Brigitte Pays-Inglese
« Que ce soit la gestion documentaire Intraqual DOC ou la gestion des workflows avec Intraqual Dynamic nous ne pouvons plus nous passer de ces outils. »
Directrice qualité chez Terana
Sonia Vivert
« Nous avions une personne dédiée, un seul interlocuteur qui pouvait répondre à toutes nos questions. »
Le besoin initial
Avant le lancement du projet QualNet, nous disposions déjà d’une gestion électronique des documents (GED). Notre directeur général, très attentif au traitement des non-conformités et des réclamations, exprimait le besoin de disposer d’un outil commun et centralisé.
Après quelques années d’utilisation, nous avons réalisé que cette GED était coûteuse. Par ailleurs, le service client était difficilement joignable et nous rencontrions des difficultés de paramétrage du logiciel. À cela s’ajoutait le fait que chaque mise à jour du système était payante.
Dans les coulisses de Terana
Nous avons construit un cahier des charges à transmettre aux différents éditeurs de logiciels pour exprimer au mieux notre besoin. La suite Intraqual, éditée par QualNet, était celle qui répondait au mieux à notre besoin. De plus, une personne en interne avait déjà travaillé avec ce logiciel.
Nous cherchions également un logiciel qui nous permettrait d’avoir une vision globale sur la situation de la qualité dans les différentes entités.
Il nous fallait donc une solution logicielle intuitive, adaptée à un groupe en pleine croissance, afin que les nouvelles entités puissent l’adopter rapidement et de manière autonome.
Nous recherchions un logiciel combinant à la fois une gestion électronique des documents (GED) et un système de gestion des processus via des workflows. La priorité était de pouvoir traiter efficacement les non-conformités, tout en harmonisant nos pratiques de gestion documentaire à l'échelle du groupe.
Prise en main du logiciel
Nous avons débuté le projet par la mise en place de la GED qualité. Rémy Tallorbe, chef de projet chez QualNet, nous a accompagnés tout au long de son intégration.
Le calendrier était ambitieux, puisque nous souhaitions rendre la nouvelle GED opérationnelle en seulement 4 mois.
Rémy nous a accompagnés tout au long de cette étape, faisant preuve d’une grande disponibilité et de conseils avisés pour adapter le paramétrage de la GED à notre organisation.
Chef de projet QualNet
Rémy Tallobre
« Accompagnement, formation et gestion de projet sont les trois piliers de ma fonction.»
La mise en place du logiciel
Sur les sites déjà équipés d’une GED, la transition s’est déroulée de manière très fluide.
Aujourd’hui, l’ensemble des équipes se déclare pleinement satisfait des solutions Intraqual et de l’accompagnement proposé par QualNet. C’est un véritable gain de temps au quotidien.
Le service qualité, désormais autonome sur le paramétrage, bénéficie d’une gestion nettement simplifiée au jour le jour.
Forts de cette première expérience réussie, nous avons déployé, un an plus tard, le module Intraqual DYNAMIC dédié à la gestion des non-conformités.
Les + d'Intraqual DOC
- Révision des documents rapide et efficace ;
- Logiciel ergonomique et intuitif ;
- Confiance des collaborateurs dans l’outil ;
- Fonction de recherche avancée et performante ;
- Traçabilité optimale grâce à un historique complet.
Les + d'Intraqual DYNAMIC
- Création des workflows simple et fluide ;
- Interface intuitive pour les collaborateurs lors du remplissage des fiches ;
- Aucune formation approfondie nécessaire ;
- Traçabilité fiable et performante ;
- Fonctionnalité de fil de discussion particulièrement efficace.
Le mot de la fin
Nous faisons partie du club utilisateur de QualNet. De ce fait, nous sommes intégrés dans les prises de décision liées à l'évolution des logiciels.
La communication constitue un véritable point fort, avec une grande facilité à aborder différents sujets et à obtenir des explications claires.
À propos de Terana
Terana est un groupement d'intérêt public réunissant plusieurs laboratoires.
Créé il y a dix ans, il rassemblait initialement quatre départements : la Haute-Loire,
le Cantal, le Puy-de-Dôme et la Loire.
Par la suite, la Nièvre et le Cher ont rejoint le groupement, suivis plus récemment par l’Indre et la Drôme.
Ces laboratoires départementaux ont plusieurs domaines de compétences : la santé animale, la génétique, l’eau et l’environnement, l’hygiène alimentaire, la métrologie et la formation-audit-conseil.
La direction qualité a été créée en 2021. Sonia Vivert est en charge de l’ensemble des aspects liés aux logiciels, tandis que Brigitte Pays-Inglese s’occupe de l’accréditation COFRAC ainsi que de la gestion des audits et l'harmonisation des pratiques.
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