Comment Nutriset a dématérialisé et partagé l’ensemble de ses documents dans une base unique avec ses collaborateurs ?
La responsable qualité chez Nutriset revient sur l’installation du logiciel Intraqual DOC au sein de la structure.
Responsable qualité chez Nutriset développement
Florence Courtay
"Intraqual DOC est un outil qui a vraiment sa place dans l’entreprise et qui est utilisé quotidiennement par les équipes."
Besoin initial
Notre besoin initial était d’améliorer l’accès, l’utilisation de nos documents et simplifier le système de classement dans notre pôle production.
Nous sommes partis à la recherche d’un logiciel nous permettant de répondre à cette problématique. Avec l’équipe qualité, nous avons réalisé un cahier des charges qui reprenait de manière détaillée nos besoins et attentes concernant ce nouveau logiciel.
Pourquoi Intraqual DOC ?
À la suite de nos recherches, nous avons décidé de travailler avec QualNet. Grâce à leur solution de gestion documentaire Intraqual DOC, nous avions la possibilité de :
- créer une GED à notre image ;
- ajuster le paramétrage dans le temps ;
- gérer facilement nos utilisateurs.
La partie consacrée à la gestion des utilisateurs fut également un élément différenciant. Cette fonctionnalité intégrée à Intraqual DOC nous permet aujourd’hui de sélectionner très finement les profils qui peuvent consulter et administrer les différents documents.
Concevoir l'arborescence de notre GED
Rémy Tallobre, chef de projet chez QualNet, nous a formés et accompagnés sur le déploiement du logiciel Intraqual DOC.
À la suite de cette formation, nous avons été épaulés par Rémy pour concevoir l’arborescence de notre GED. Cette arborescence a été réalisée en tenant compte :
- de l’organisation de notre entreprise ;
- de son ADN ;
- de l’architecture de nos pôles.
Grâce à cette arborescence, les collaborateurs se repèrent facilement dans la GED. Le classement des documents devient beaucoup plus intuitif.
Chef de projet QualNet
Rémy Tallobre
"Accompagnement, formation et gestion de projet sont les trois piliers de ma fonction."
Un import de documents facilité
L’import de nos documents dans la GED QualNet a également été facilité.
1 000 documents ont été importés par nos équipes. La première étape fut de trier les documents obsolètes, puis grâce aux équipes QualNet, nous avons pu importer simplement nos documents dans la nouvelle GED.
Une GED à notre image
Bonus, nous avons pu renommer le logiciel Intraqual DOC en DIGIDOC. Nous avons également pu apposer la charte graphique de Nutriset. Ces deux éléments ont permis aux équipes de s’approprier beaucoup plus facilement le nouveau logiciel.
Intraqual DOC aujourd'hui
La mise en place du projet a commencé en janvier. Dès le mois de mai, les administrateurs étaient formés et la reprise de documents était finalisée. C’est à ce moment que nous, administrateurs, avons choisi de former partiellement nos collaborateurs à l’utilisation de la GED.
Dans un premier temps, ce sont les personnes du service production qui ont été formées. L’outil a immédiatement été utilisé par les équipes. En effet, nous passions d’une GED sur un fichier Excel contenant plus de 800 documents à la solution QualNet, beaucoup plus simple à utiliser.
Aujourd'hui, Intraqual DOC est un outil qui a vraiment sa place dans l’entreprise et qui est utilisé au quotidien par les équipes. “En moyenne, je passe une heure par jour à administrer le logiciel”.
L’intégralité de l’entreprise accède à la GED, nous sommes plus de 200 utilisateurs. Nous avons 2 administrateurs sur l’outil avec 1 administrateur délégué sur la partie production.
Notre aventure QualNet continue, puisque la mise en place de la solution Intraqual DYNAMIC est à l’étude actuellement.
A propos de Nutriset
Nutriset est une entreprise française basée en Normandie ayant pour activité la recherche, le développement, la production et la distribution d'aliments nutritionnels spécifiques destinés à traiter et prévenir les différentes formes de malnutrition dans le monde.
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