A quoi sert un contrat de Tierce Maintenance Applicative ?

Dans un précédent article, nous avons partagé avec vous les 6 bénéfices de souscrire un contrat de Tierce Maintenance Applicative (TMA).

Pour aller plus loin sur le sujet, aujourd’hui, nous vous proposons de découvrir un exemple concret à travers un retour d’expérience client, celui du groupe LOSTE.

Découvrons le détail de la prestation d’accompagnement menée auprès du Groupe LOSTE, client des solutions Intraqual DOC et Intraqual DYNAMIC depuis 2008.

Présentation du groupe LOSTE

Le Groupe LOSTE est spécialisé dans la fabrication et la distribution de produits traiteurs frais, de charcuterie sèche et cuite, de plats cuisinés et de salades.

La marque Loste a été créée en 1866. Le groupe s’est ensuite construit par des opérations de croissance externe avec le rachat d’entreprises sur tout le territoire Français. Utilisatrice de nos solutions depuis près de 15 ans, l’objectif de la société est d’accompagner sa croissance avec des outils communs. La suite Intraqual permet de déployer des processus groupe sur l’ensemble des sites de production.

Périmètre de déploiement de la solution Intraqual

Aujourd’hui l’outil est déployé sur la majorité de ses sites de fabrication et en partie sur les plateformes logistiques du groupe.
Au-delà de la production, l’ensemble des services supports du groupe sont utilisateurs de la solution : qualités sites et groupe, recherche et développement, gestion, ressources humaines, achat, pôle réglementaire, commerce et marketing…

L’organisation interne autour de la gestion de la solution

Trois personnes sont en charge de l’administration de la suite Intraqual : deux collaborateurs du service qualité groupe et un de la direction informatique.

Au quotidien, ils assurent un support de premier niveau pour les utilisateurs internes et gèrent l’administration des comptes utilisateurs (création, suppression, gestion des profils et des droits, formations).
Ces missions représentent environ 0,5 à 1 jour de travail par semaine.

Les administrateurs, formés à la solution, sont autonomes pour les modifications directement réalisables sur l’outil sans passer par le modéliseur. Cependant, les changements de plus grande ampleur pouvant impacter les flux et/ou le corps des étapes ou la création de nouveaux workflows demandent un effort plus important qu’il n’est pas toujours facile à intégrer dans leur quotidien.
Le manque de pratique régulière de modélisation est aussi un frein, coûteux en temps de réalisation des projets.
Face à ce constat, le groupe LOSTE a donc fait appel à QualNet pour réaliser de nouveaux projets dans le cadre d’un contrat de TMA.

Pourquoi avoir choisi un contrat de TMA ?

Le contexte, la disparité des sites ont mis en évidence des besoins d’harmonisation des fonctionnements.
Pour favoriser l’adhésion des utilisateurs au dispositif qualité, il est important d’écouter leurs demandes d’amélioration.
Une fois les demandes recueillies, les administrateurs n’ont pas toujours le temps d’étudier la faisabilité ou de réaliser les modifications de paramétrage.

Le contrat de TMA permet de gagner en rapidité et en efficacité en s’appuyant sur les compétences des chefs de projet QualNet. La première fois, la prestation a été menée pour répondre à une volonté de matérialiser le processus de gestion de référencement des matières premières (création et optimisation).
Un cahier des charges a été rédigé, selon le mode opératoire préconisé par QualNet et sur la base des attentes des utilisateurs pour optimiser des process déjà en place.

Le chef de projet QualNet, a pris connaissance du cahier des charges en amont des ateliers de travail collaboratif avec les administrateurs.

L’objectif de ces ateliers est triple :

• Modéliser directement le(s) nouveau(x) workflow(s), modifier le paramétrage ou mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités,
• Réaliser en direct les premiers tests d’utilisation,
• Affiner le paramétrage au fil des itérations.

 

“Les ateliers de travail avec le chef de projet permettent de construire ensemble la solution ; on se rend compte ainsi directement du résultat. Rien de mieux pour travailler efficacement.”

 

Le second projet a permis de proposer un processus de validation des films et des étiquettes des produits du groupe. Ce projet a pu être finalisé et validé en 6 ateliers de 4 heures. Au fil des ateliers, le chef de projet QualNet maîtrise l’organisation interne de l’entreprise. Il est force de proposition dans l’amélioration et la liaison avec l’existant.

Cette approche « test and learn » au plus près des besoins métiers est un gain d’efficacité et de rapidité dans le déroulé du projet. Le nouveau processus a ainsi pu être conçu et déployé en quelques mois seulement.

Quelle a été l’origine de ce besoin ? Qu’est-ce qui vous a décidé à souscrire un contrat de TMA ?

Le client a réalisé par le passé un workflow en autonomie et a pris conscience à l’usage qu’il n’était pas optimal ni parfaitement adapté aux besoins des utilisateurs. Le souhait a donc été de trouver une nouvelle organisation pour bénéficier de la puissance de l’outil, de toutes ses possibilités afin de proposer une solution optimisée.

L’avantage c’est qu’en peu de temps on a pu développer une solution qui répond parfaitement à un besoin de plusieurs services.

Quelles sont concrètement les opérations confiées à QualNet ?

Jusqu’à présent le contrat de TMA a été dédié à Intraqual DYNAMIC, avec la création et la modification de workflows.
Dans le futur il est prévu un chantier d’audit d’Intraqual DOC, afin de repenser la structuration de notre Gestion Electronique de Documents qui n’est sans doute pas optimale.

Quels sont les avantages et les inconvénients de ce type d’organisation ?

L’avantage évident est l’efficacité dans la mise en place d’un module adapté aux besoins des utilisateurs.

Une efficacité à tous les niveaux :

• La solution qui est parfaitement paramétrée,
• Le temps nécessaire à la création du workflow,
• Le fonctionnement global du projet, qui est mené au plus près du besoin.

C’est un gain de temps indéniable, puisqu’à l’issue du travail en atelier avec le chef de projet et en quelques heures seulement on a entre les mains un premier livrable fini à 80% que les utilisateurs peuvent tester en conditions réelles.

On bénéficie des conseils et de l’expérience du chef de projet qui connait parfaitement l’outil. Le vrai plus est que les chefs de projet parlent notre langage, ne sont pas du tout technique dans leur approche, c’est donc très facile de se comprendre !

Envie d’ne savoir plus sur notre offre de services ? Découvrez notre catalogue ou échangez avec un interlocuteur sur votre projet.