Obtenir la certification qualité Qualiopi : récit de notre expérience
Article publié le 16 août 2023
Qualiopi est une certification qualité, nécessaire depuis le 1er janvier 2022. Elle permet aux prestataires de formation d’être certifiés pour obtenir des fonds publics ou mutualisés. Cette certification est valable 3 ans, à l’issue d’un audit basé sur un référentiel national.
Chez QualNet, nous sommes fiers d’avoir cette certification QUALIOPI. Nadia Malleron, chargée de la coordination des activités avec le groupe et Anthony Lucas, responsable de la relation clients, témoignent du travail derrière l’obtention de cette certification.
Des bases solides pour aller vers la nouveauté
« Nous ne partions pas de rien, c’est ce qui a fait le plus gros du travail en tout cas au début ! »
Nadia est chargée du maintien des certifications, elle a l’habitude d’affronter des dossiers conséquents. Chez QualNet le SMQ ( Système de Management de la Qualité ) déjà existant et informatisé avec nos propres outils, a permis de ne pas démarrer de zéro. C’était assez rassurant pour toute l’équipe.
Avec cette certification à obtenir, c’était le moment pour QualNet d’ajuster l’existant et de mette en place de nouvelles actions selon les exigences du référentiel. Il a fallu faire évoluer notre système de veille mais également faire le focus sur l’accueil des personnes en situation de handicap. Ce qu’il faut souligner aussi, c’est que c’était nouveau pour tout le monde… comprendre les attentes du référentiel a demandé beaucoup de cohésion entre les différents services. Assister à des webinaires pour comprendre certains critères a été nécessaire.
Pour l’obtention de la certification, nous avons collaboré avec nos homologues Relyens, pour leurs activités de formation en direction des Acteurs du soin et Acteurs des territoires.
Plusieurs services (relations clients, commerce, direction…) ont travaillé conjointement à l’obtention de cette certification. il a fallu faire preuve d’une bonne communication pour se remonter les manches ensemble.
Un challenge contre la montre
Pour rappel, l’obligation est rentrée en application au 1er janvier 2022. Notre équipe a démarré le projet en mars 2021 et s’est vu audité en novembre 2021. 9 mois pour peaufiner ce nouveau bébé, notre première certification sur notre activité de services !
Charge de travail accrue, période stressante….Les équipes mobilisées se sont senties soulagées par l’obtention de cette certification QUALIOPI.
« Il a fallu très vite trouver la bonne méthode, c’était à la fois challengeant, et déroutant ! »
De son côté, Anthony a dû s’adapter à ce projet de certification pour le faire comprendre à son équipe en charge de la formation, 8 personnes en tout. Son équipe de formateurs a plusieurs tâches au quotidien, dont la validation des acquis, l’optimisation de la phase de formation pour imaginer des formats avec le moins de temps possible, mais une valeur maximale dans l’efficacité.
« Le challenge, c’était vraiment le temps…. Il a fallu intégrer les exigences rapidement, ce qui a rajouté une charge de travail non négligeable. Il a fallu être flexible. »
Un gain de cohérence et d’efficacité
QUALIOPI permet un suivi, qui va au-delà du temps de formation. Cette certification englobe la formation de A à Z, de l’expression du besoin d’être formé jusqu’à la délivrance de la formation. C’est un avant, pendant et après qui vise en cohérence et en efficacité. Autre aspect de la certification, l’obligation d’être plus inclusif. Cela passe par l’adaptation des formations aux personnes en situation de handicap par exemple, ce qui n’était pas le cas avec l’ancienne certification DATADOCK.
Concrètement, il a également fallu créer de nouveaux supports et mettre à jour la documentation pour nos clients. Le référentiel Qualiopi oblige également la mise en place d’une veille, afin de rester informés et dans l’air du temps… Une concerne les innovations pédagogiques dans le domaine de la formation, une autre le métier de formateur, et une autre sur la réglementation. Côté relations clients, nous avons mis en place Klaxoon , un outil permettant de créer des quizz pour tester les acquis des participants tout au long de la formation, et non plus se limiter à une évaluation finale.
Depuis la certification
Depuis l’obtention de la certification QUALIOPI, QualNet a pu observer quelques modifications au quotidien. Vis-à-vis de nos clients, cette certification QUALIOPI représente un gage de qualité et l’assurance que nous respectons les standards de cette certification. Concernant les appels d’offre, c’est un plus évident qui rassure en plus d’ajouter de la transparence à nos formations.
Anthony et Nadia en sont conscients, cette certification a aussi poussé QualNet à remettre en question certaines bases. C’était intéressant de s’adapter, ça a changé le process. Désormais les documents relatifs à la formation sont ciblés et correspondent davantage à la demande du client. Les formateurs ont vu un réel avantage et nous avons pu échanger sur divers aspects, avec d’autres services… toute la structure a évolué ensemble.
Nous sortons de cette expérience fiers et encore plus assurés de notre expertise en matière de formation.
Voilà ! Vous savez tout ce qui se cachait derrière notre certification QUALIOPI…dont nous venons de passer avec succès l’audit de suivi !
Pour en savoir plus sur notre offre de formation, n’hésitez pas à nous contacter.
