Documentation qualité : de quoi parle t-on ?

La documentation qualité est un élément central dans les systèmes de management de la qualité. Elle joue un rôle crucial dans l’assurance de la conformité aux normes, la traçabilité des processus et la communication interne et externe. Mais qu’est-ce qu’un système documentaire en qualité et comment peut-il être optimisé ?

Qu’est-ce que la documentation qualité ?

Le système documentaire qualité est l’ensemble des documents qui organisent et décrivent les processus et procédures d’une entreprise. Il repose sur une pyramide documentaire, allant des documents les plus stratégiques aux plus opérationnels :

• Manuel qualité
• Procédures
• Instructions de travail
• Enregistrements variés

 

Un tel système permet de garantir la conformité aux normes, d’assurer une traçabilité fiable des informations qui seront contrôlées lors des audits internes et externes.

 

Pourquoi établir un système documentaire dans une démarche qualité ?

Établir un système documentaire solide et efficace est essentiel pour plusieurs raisons. Premièrement, il assure une uniformité et une cohérence dans la mise en œuvre des processus qualité à l’échelle de l’entreprise.

Deuxièmement, il facilite la communication et la formation au sein de l’organisation. Dans le cas de nouveaux arrivants, la documentation qualité est un cadre utile pour assurer les prises de fonctions et la montée en compétences de collaborateurs.

Enfin, il permet de répondre aux exigences réglementaires et de préparer efficacement les audits de certification.

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?

Un système de gestion documentaire est un cadre organisé pour créer, gérer, stocker et diffuser la documentation qualité dans une entreprise. Les logiciels de gestion électronique de documents (GED) assurent une gestion centralisée des droits d’accès, garantissant la sécurité et la confidentialité des documents. Un tableau de bord efficace permet de suivre l’activité de la documentation qualité et de gérer les documents en attente de traitement ou de révision.

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Comment mettre en place une bonne gestion de la documentation qualité ?

Une bonne gestion de la documentation qualité nécessite l’utilisation d’outils adaptés, tels que les logiciels de gestion électronique des documents (GED). Ces outils offrent des fonctionnalités telles que la gestion du cycle de vie des documents, les étapes de validation, la gestion des droits d’accès ou encore la traçabilité des actions.

 

S’équiper d’une GED qualité ne nécessite pas forcément de repartir de zéro : la plupart des gestions électroniques de documents permettant l’importation des anciennes données pour garantir la continuité des informations du système de management de la qualité.

 

En conclusion, un système de gestion documentaire efficace est indispensable pour toute entreprise engagée dans une démarche de management de la qualité. Des solutions comme Intraqual DOC représentent un choix stratégique pour optimiser la gestion documentaire qualité, répondre aux normes de qualité et maximiser l’efficacité opérationnelle.